SIMARDI Terus Dikembangkan, Kini Dilengkapi Fitur Pengolahan Arsip Foto dan Kartografi
SIMARDI Terus Dikembangkan, Kini Dilengkapi Fitur Pengolahan Arsip Foto dan Kartografi
Upaya meningkatkan kualitas pengelolaan dan layanan informasi kearsipan terus dilakukan oleh Pemerintah Kabupaten Batang melalui pengembangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis (SIMARDI). Sistem informasi yang dikembangkan untuk mendukung pengelolaan arsip secara digital tersebut kini terus diperkuat dengan penambahan berbagai fitur, termasuk Pengolahan Arsip Foto dan Pengolahan Arsip Kartografi.
Pengembangan ini menjadi bagian dari transformasi digital di bidang kearsipan yang bertujuan mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih tertib, efektif, efisien, aman, dan mudah diakses. Melalui SIMARDI, berbagai proses pengelolaan arsip yang sebelumnya dilakukan secara konvensional dapat dilakukan secara lebih terintegrasi dalam satu sistem.
Salah satu pengembangan terbaru adalah fitur Pengolahan Arsip Foto. Fitur ini dirancang untuk mendukung pengelolaan arsip foto secara sistematis, mulai dari pencatatan, identifikasi, pemberian deskripsi, pengelompokan, hingga pencarian informasi arsip.
Keberadaan fitur tersebut memungkinkan informasi mengenai arsip foto terdokumentasi secara digital sehingga lebih mudah ditemukan dan dimanfaatkan. Selain mendukung kebutuhan informasi kearsipan, pengelolaan arsip foto juga memiliki nilai penting dalam menjaga dokumentasi berbagai peristiwa, kegiatan, tokoh, maupun perkembangan daerah sebagai bagian dari memori kolektif Kabupaten Batang.
Hasil pengolahan melalui fitur tersebut berupa Daftar Arsip Foto, yang memuat informasi arsip foto secara terstruktur dan dapat digunakan sebagai instrumen inventarisasi sekaligus sarana penyediaan informasi kearsipan.
Selain arsip foto, SIMARDI juga dikembangkan dengan fitur Pengolahan Arsip Kartografi yang ditujukan untuk mendukung pengelolaan arsip berupa peta dan dokumen kartografi. Melalui fitur ini, proses pencatatan, identifikasi, deskripsi, pengelompokan, penyimpanan informasi, hingga pencarian arsip kartografi dapat dilakukan secara lebih sistematis.
Pengelolaan arsip kartografi secara digital menjadi penting karena peta dan dokumen spasial tidak hanya memiliki nilai sebagai arsip, tetapi juga dapat menjadi sumber informasi untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan, perencanaan pembangunan, penelitian, maupun kebutuhan informasi masyarakat.
Output dari pengolahan tersebut berupa Daftar Arsip Kartografi yang menyajikan informasi mengenai arsip kartografi secara terstruktur sehingga dapat mendukung kegiatan inventarisasi dan penyediaan informasi arsip.
Secara keseluruhan, SIMARDI dikembangkan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis sepanjang siklus hidupnya, mulai dari penciptaan, pencatatan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan hingga penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Sistem ini juga mendukung berbagai proses administrasi kearsipan, seperti pengelolaan surat masuk dan keluar, klasifikasi arsip, disposisi, kartu kendali, Daftar Pertelaan Arsip (DPA), serta pengelolaan JRA.
Dari sisi keamanan dan akuntabilitas, SIMARDI menerapkan pengaturan hak akses berdasarkan kewenangan pengguna serta audit trail untuk mendokumentasikan aktivitas dalam sistem. Mekanisme tersebut mendukung pengendalian terhadap akses informasi sekaligus meningkatkan ketertelusuran setiap proses pengelolaan arsip.
Di Kabupaten Batang, penerapan SIMARDI menjadi bagian dari inovasi SOLEHA (Strategi Olah Arsip Efektif dan Handal) dalam mendorong terwujudnya budaya kerja yang tertib arsip, profesional, dan berbasis teknologi informasi. Pengembangan sistem secara berkelanjutan diharapkan tidak hanya meningkatkan efisiensi administrasi kearsipan, tetapi juga memperkuat kualitas layanan informasi kepada perangkat daerah dan masyarakat.
Dengan terus dikembangkannya berbagai fitur, SIMARDI diharapkan mampu menjadi ekosistem pengelolaan informasi kearsipan yang semakin lengkap dan adaptif terhadap kebutuhan organisasi. Digitalisasi tersebut sekaligus menjadi langkah strategis dalam mendukung transformasi tata kelola pemerintahan, penguatan SPBE, serta pelestarian arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif daerah.